Kadry i płace w firmach i spółkach – kompleksowa obsługa
łędy w naliczaniu wynagrodzeń lub dokumentacji pracowniczej mogą kosztować firmę więcej niż błędy podatkowe. Oferujemy outsourcing kadr i płac, gwarantując terminowość wypłat i zgodność z Kodeksem Pracy.
Kiedy obsługa kadrowo-płacowa staje się koniecznością?
Obowiązki kadrowe pojawiają się w momencie zatrudnienia pierwszej osoby – niezależnie od tego, czy jest to umowa o pracę, czy umowa cywilnoprawna (zlecenie). Od tego momentu Twoja firma staje się płatnikiem składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy (PIT-4)..
USŁUGI
Zakres obsługi
01
Naliczanie wynagrodzeń, chorobowego, urlopów.
Terminowo naliczamy wynagrodzenia zasadnicze, premie, ekwiwalenty za urlop oraz wynagrodzenia chorobowe. Generujemy przejrzyste listy płac i paski dla pracowników, gwarantując poufność danych.
02
Sporządzanie i wysyłka deklaracji ZUS (Płatnik).
Sporządzamy i wysyłamy comiesięczne deklaracje rozliczeniowe (DRA, RCA, RSA) do ZUS. Monitorujemy terminy płatności składek i obsługujemy zgłoszenia oraz wyrejestrowania pracowników w programie Płatnik.
03
Prowadzenie akt osobowych pracowników (również e-teczki).
Prowadzimy kompletne teczki osobowe (części A, B, C, D) zgodnie z RODO i Kodeksem Pracy. Monitorujemy ważność badań lekarskich oraz terminowość obowiązkowych szkoleń BHP.
04
Obsługa PPK (Pracowniczych Planów Kapitałowych).
Administrujemy wdrażaniem i obsługą PPK. Naliczymy wpłaty podstawowe i dodatkowe, przygotujemy pliki eksportowe dla instytucji finansowych oraz obsłużymy deklaracje rezygnacji/przystąpienia.
05
Przygotowywanie PIT-11 dla pracowników.
Po zakończeniu roku podatkowego przygotowujemy imienne informacje o dochodach (PIT-11) dla pracowników oraz zbiorcze deklaracje roczne dla Urzędu Skarbowego, pilnując ustawowych terminów.
Integracja kadr z pełną księgowością
Nasz dział kadr ściśle współpracuje z działem księgowym. Dzięki temu koszty wynagrodzeń są automatycznie i bezbłędnie księgowane w księgach rachunkowych, co przyspiesza zamykanie miesiąca i raportowanie wyników finansowych spółki.
Najczęstsze pytania o obsługę kadr i płac
Polskie prawo pracy i przepisy ubezpieczeń społecznych należą do najczęściej zmienianych obszarów legislacji. Błędy w naliczaniu wynagrodzeń lub dokumentacji mogą skutkować kontrolami PIP i ZUS. Sprawdź odpowiedzi na pytania dotyczące zatrudnienia, umów i obowiązków płatnika.
Kiedy trzeba zgłosić nowego pracownika do ZUS?
Zgodnie z przepisami, pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia (czyli zazwyczaj od dnia rozpoczęcia pracy). Niedotrzymanie tego terminu może skutkować sankcjami. Nasz dział kadr pilnuje tych terminów, o ile otrzymamy informację o zatrudnieniu odpowiednio wcześnie.
Czy muszę prowadzić papierowe akta osobowe?
Nie jest to już konieczne. Od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej (tzw. E-teczki). Jest to rozwiązanie tańsze (brak archiwum fizycznego) i bezpieczniejsze. Oferujemy pełną digitalizację akt osobowych w naszym systemie kadrowo-płacowym.
Jaką formę umowy wybrać: o pracę, zlecenie czy B2B?
Wybór zależy od charakteru wykonywanych zadań i relacji z podwładnym. Umowa o pracę daje największe bezpieczeństwo pracownikowi, ale generuje najwyższe koszty pracodawcy. Umowa zlecenie jest bardziej elastyczna, a B2B sprawdza się przy współpracy ze specjalistami (np. branża IT). Pomagamy przeliczyć całkowite koszty pracodawcy dla każdej z tych opcji.
Czy obsługa PPK (Pracowniczych Planów Kapitałowych) jest obowiązkowa?
Tak, ustawa o PPK objęła większość pracodawców (z pewnymi wyjątkami dla mikroprzedsiębiorców). Nawet jeśli pracownicy zrezygnują z wpłat, pracodawca ma obowiązek wdrożyć system, podpisać umowę z instytucją finansową i archiwizować deklaracje rezygnacji. Przejmujemy te obowiązki administracyjne w ramach obsługi płacowej.
Co grozi za błędy w naliczaniu wynagrodzeń?
Nierzetelne prowadzenie dokumentacji pracowniczej lub błędy w wypłatach (np. niewypłacenie nadgodzin, błędne naliczenie chorobowego) mogą skończyć się mandatem od Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz koniecznością zapłaty zaległych składek ZUS wraz z odsetkami. Outsourcing kadr przenosi odpowiedzialność za poprawność wyliczeń na nasze biuro.
dlaczego PBCIK
Dlaczego firmy i specjaliści wybierają PCBIK?
Doświadczenie
Skupiamy się na podmiotach wymagających specjalistycznej wiedzy: spółkach prawa handlowego, podmiotach leczniczych oraz branży IT. Rozumiemy specyfikę pełnej księgowości i skomplikowanych przepisów, z którymi nie radzą sobie standardowe biura rachunkowe.
Bezpieczeństwo
Księgowość to nie tylko wprowadzanie faktur, to zarządzanie ryzykiem. Posiadamy wysokie ubezpieczenie OC i bierzemy odpowiedzialność za nasze wyliczenia. Stale monitorujemy zmiany w przepisach (Polski Ład, KSeF), aby Twoja firma była zawsze bezpieczna i zgodna z prawem.
Przejrzystość
Łączymy nowoczesność z ludzkim podejściem. Udostępniamy wygodne narzędzia do przesyłania dokumentów online, ale po drugiej stronie zawsze czeka na Ciebie konkretny opiekun księgowy. Masz pewność, że Twoje sprawy prowadzi osoba, która zna historię i specyfikę Twojego biznesu.